Kako povečati produktivnost zaposlenih – od več dela k učinkovitejšemu delu

Najprej se vprašajte: kaj nam jemlje čas?

Preden od zaposlenih pričakujemo več, je smiselno pogledati, kam njihov delovni čas dejansko odteka. Koliko časa porabijo za sestanke, ki niso nujni, ponavljajočo se administracijo, iskanje informacij, popravljanje napak, podvajanje dela, nepotrebna potrjevanja, nenehne prekinitve?

Če želite povečati produktivnost, najprej odstranite delo, ki ne ustvarja vrednosti. Včasih največji učinek ne prinese nov program, nov zaposleni ali daljši delovnik, ampak preprosto ukinitev nepotrebnega koraka v procesu.

Manj prioritet lahko pomeni več rezultatov

Ena od pogostih težav v podjetjih je, da je zaposlenim hkrati dodeljenih preveč »prioritet«.
Če je vse pomembno, v resnici ni nič zares pomembno. Zaposleni potrebujejo jasno informacijo: Kaj je trenutno najpomembnejše? Kaj mora biti narejeno najprej? Kaj lahko počaka? Namesto dolgega seznama nalog lahko ekipa na začetku tedna določi nekaj ključnih rezultatov, ki jih želi doseči. Poskusite preprosto pravilo: 3 ključne naloge – 1 teden – jasen rezultat. To ne pomeni, da bodo zaposleni v tednu opravili samo tri naloge. Pomeni pa, da vedo, katere tri imajo največjo težo.

Določite čas za zbrano delo

Sodobno delovno okolje je polno prekinitev. E-pošta, telefonski klici, sporočila, sestanki in različna digitalna orodja lahko ustvarjajo občutek nenehne aktivnosti. Toda biti ves čas zaposlen ni isto kot biti produktiven.

Zahtevnejše naloge pogosto zahtevajo čas brez prekinitev. Podjetje lahko zato uvede določene dele dneva, ko ni sestankov in ko se zaposleni lahko osredotočijo na delo, ki zahteva več koncentracije. Majhna sprememba, ki lahko veliko pomeni: določite časovne bloke za nemoteno delo in preverite, ali se število nepotrebnih prekinitev zmanjša.

Dajte ljudem jasne odgovornosti – in dovolj samostojnosti

Če mora zaposleni za vsako manjšo odločitev vprašati nadrejenega, se upočasni celoten proces. Učinkovito vodenje zato ni mikroupravljanje vsakega koraka, ampak predvsem jasna določitev: kaj želimo doseči, kdo je odgovoren, do kdaj mora biti rezultat dosežen, kateri so ključni standardi oziroma omejitve. Nato zaposlenemu omogočimo, da poišče najboljši način za izvedbo. Jasen cilj + odgovornost + zaupanje = več prostora za učinkovito delo.

Avtomatizirajte tisto, česar ni treba delati ročno

Vsakodnevno delo podjetja vsebuje številne ponavljajoče se naloge. Nekatere je mogoče poenostaviti, digitalizirati ali avtomatizirati. Pred uvedbo novega orodja pa je pomembno eno vprašanje: Ali najprej izboljšujemo proces ali samo digitaliziramo slab proces? Če je proces nepotreben, ga je najbolje odpraviti. Če je predolg, ga poenostaviti. Šele nato je smiselno razmisliti o avtomatizaciji.

Produktivnost merite skozi rezultate

Število opravljenih ur ali količina aktivnosti sama po sebi še ne pove, koliko vrednosti je bilo ustvarjene. Bolj smiselno je spremljati kazalnike, ki so povezani z dejanskimi rezultati podjetja – na primer: čas izvedbe procesa, kakovost, število napak, doseganje ciljev, odzivni čas ali zadovoljstvo strank. Kar merimo, lažje izboljšujemo – vendar moramo najprej meriti pravo stvar.

Kaj lahko naredite takoj?

1. Kaj nam pri tem delu vzame največ časa?
2. Kateri korak bi lahko odstranili?
3. Kaj bi lahko poenostavili?
4. Kaj bi lahko avtomatizirali?
5. Kaj bi lahko naredili drugače, da bi z enakim vložkom dosegli boljši rezultat?